Trovare una location per eventi adatta alle proprie esigenze è sempre un’ardua sfida. In questo periodo di ripartenza le cose si complicano ancora di più dovendo rispettare tante nuove regole e, soprattutto, dovendo cambiare il mood. Ecco quindi che serve una strategia per scegliere il luogo giusto dove organizzare il proprio evento, che sia un meeting, un team building, un webinar o una festa aziendale.
Cinque consigli per selezionare la location adatta
Abbiamo individuato 5 consigli utili per scegliere la location per eventi adatta. Non esiste una “scienza esatta” che raccolga le indicazioni, questi consigli sono frutto dell’esperienza sul campo e del know-how maturato in anni di professione.
1. Determinare l’obiettivo
Dopo aver stabilito l’obiettivo è importante definire la tipologia di evento che si desidera organizzare in modo da identificare quali caratteristiche debba avere la location. Vogliamo predisporre un webinar? In questo caso uno degli elementi più importanti da considerare è che la locatione sia dotata dell’attrezzatura e degli strumenti giusti, di una connessione stabile, che disponga di un set personalizzabile e di una regia tecnica che segua il lavoro passo a passo.
Ci serve uno spazio per un Meeting aziendale? Oggi come oggi è più difficile: occorre scegliere una location che permetta lo svolgersi dell’evento in piena sicurezza. Quindi procedure idonee, sanificazione, barriere in plexiglass, dispenser con gel igienizzante e, soprattutto, distanziamento tra un partecipante e l’altro. Serve quindi uno spazio molto ampio, dotato di un arredamento che permetta quanto sopra.
2. Identificare il target
Per scegliere lo spazio adatto alla realizzazione del proprio evento è indispensabile identificare il target di riferimento. Siamo tutti concordi nel dire che l’aver individuato a chi ci rivolgiamo ci permette di fare le nostre valutazioni in merito alla location in maniera più oggettiva. Va da se che un kick off per i colleghi e la forza vendita è ben diverso da un congresso per i medici.
3. Posizione
La location per l’evento dovrebbe trovarsi in una posizione strategica, facilmente raggiungibile con mezzi propri o pubblici e che disponga di un parcheggio. Questo consentirà agli ospiti di risparmiare tempo e, quindi, di apprezzare maggiormente quanto proposto.
4. Versatilità
Una location versatile è più utile, soprattutto se, nel bel mezzo dell’organizzazione occorre predisporre qualche cambiamento. E in questo particolare periodo storico, tutto può succedere… Con versatilità s’intende anche pluralità di servizi offerti: arredi, strumentazione tecnica e assistenza da parte dello staff.
5. Servizi accessori
È tutto ciò che coccola i clienti: una piacevole accoglienza, un caffè o un aperitivo, un servizio di delivery, la connessione Wi-Fi, un blocco per scrivere, postazioni personalizzate, caricatori per cellulare, sono piccole cose ma che vi assicuriamo, consentiranno ai partecipanti di vivere una piacevole esperienza.
E per concludere…
Ultimo, ma non importanza: il consiglio è di scegliere una location per eventi che disponga di un team di professionisti che segua il cliente passo a passo. Questo consentirà di risparmiare tempo nell’organizzazione e di ottenere un ottimo risultato.
Location per eventi: scegli la qualità
Open Mind Space, marchio di NT-Eventi, propone in Vimercate, a due passi dalla tangenziale Est, una location per eventi alternativa, versatile, dotata di tutta l’attrezzatura necessaria e gestita da un team di professionisti del settore.
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